To do List

Bonjour à tous 

Voici une méthode de travail dont je parle dans mes ateliers sur la gestion du temps. La méthode Pomodoro a pour objectif de vous concentrer sur une période précise et limitée sur une action, tel un Sprint, afin d’accomplir un travail parcellisé en tâches.

Cette méthode de travail a des avantages comme :

– décider quelles tâches sont à réaliser en priorité.
– vous concentrer sur les tâches essentielles, et les réaliser
– vous motiver
– mieux estimer le temps nécessaire pour réaliser des tâches
– réduire la procrastination afin de « limiter » le temps de travail sur une tâche

La technique Pomodoro développée par Francesco Cirillo fin des 80' se base sur l'usage d'un minuteur permettant de respecter des périodes de 25 minutes appelées pomodori Ces différentes séquences de travail intensif sont séparées par de courtes pauses régulières qui favoriseraient l'agilité intellectuelle.

La technique se présente sous la forme de cinq étapes: 

1

Sélectionnez une tâche importante.

2

Réglez le pomodoro (minuteur) sur 25 minutes ou mettez en marche le minuteur de votre iphone, PC…

​Avant de mettre en place ces sprints de 25 minutes, vous devez :

– Lister vos tâches, en laissant un espace aux imprévus.
– Pour les tâches importantes, bien détailler les sous activités.
– Définir quelles sont les priorités de la journée.
– Analyser à la fin de la journée ce que vous avez fait (temps, atteinte…), et noter les choses à améliorer dans le principe de l’amélioration continue des processus. Le but est de maintenir votre motivation.

Tenir 25 minutes de travail non stop peut sembler facile, mais c’est au contraire plutôt difficile dans un environnement de travail classique plein de sollicitations.

3

Travaillez sur la tâche jusqu'à ce que le minuteur sonne et la noter comme faite. Les 25 minutes ne doivent pas être coupées ou consacrées à autre choses qu’à la réalisation de votre tâche. S’il est interrompu, il doit être considéré comme nul, et être repris à 0.

4

Une fois les 25 minutes passées, faites une courte pause de 5 minutes. Vous devez vraiment arrêter et ne pas continuer la tâche même 30 secondes en plus. Ces 5 minutes peuvent être utilisées pour boire un verre d'eau, faire de l’exercice physique… Vous pouvez effectuer une autre activité professionnelle mais peu complexe. Relâchez votre esprit en vue de la course suivante.

5

Refaites 3 séquences de 25 minutes…

Tous les quatre pomodori prenez une pause un peu plus longue (15-30 minutes). Faites une activité simple afin que votre cerveau assimile tout ce qu’il a réalisé auparavant.

A la fin de la journée, faites une synthèse des activités réalisées et des pomodoros effectués avec le jour, les tâches… Le but est de voir l'efficacité de votre organisation. Faut-il réduire le temps consacré à certaines tâches (automatiser, réduire la qualité…)? 

Gérer les interruptions? 

Si en cours de tâche, vous pensez soudainement à quelque chose de lié mais indirectement, notez cette activité, mais ne la réalisez pas tout de suite.

Interruptions internes!

Ces interruptions peuvent être notées d'une certaine manière (avec des apostrophes par exemple) dans la To Do Liste du Jour, afin de ne pas oublier que vous avez quelque chose d’autres à penser plus tard.

Enregistrer ces distractions permet de se rendre compte des interruptions. Tenez en compte et trouvez des solutions pour les traiter. Ces petites actions pourront être traitées durant les pauses ou dans une session de regroupement de tâches spécifique à prévoir…

Interruptions externes!

Si quelqu’un vient vous interrompre vous devrez bien entendu lui répondre, mais vous devrez juste noter la tâche à effectuer, pour ensuite la planifier dans votre liste des tâches.

Ces interruptions « externes » doivent être notées autrement dans votre liste afin de les distinguer des interruptions internes (avec un tiret par exemple). Elles peuvent servir de base d'échange avec un manager. 

Indiquez à la personne que vous terminez un travail important mais que vous prenez en compte sa requête.

Si les interruptions durent plus de quelques secondes, alors le Pomodoro en cours doit être considéré comme nul et être repris à zéro. Vous faites une pause de 5 minutes, et c’est reparti.

Qu'en pensez-vous? 

Quelle méthode de travail utilisez-vous? 

Charlotte Fix